Assistant.e de la Direction Générale Rattaché.e à la DGA « Ville émancipatrice et solidaire »

Commune de 31 500 habitants de l’Est parisien en fort développement, par ailleurs membre de l’Etablissement Public Territorial Est Ensemble, la ville de Romainville met en œuvre, en concordance avec l’actuelle majorité municipale, une nouvelle dynamique au service d’une transformation écologique et sociale ambitieuse, avec la volonté de faire autrement : favoriser la construction collective des politiques publiques (élus, agents municipaux, tissu associatif, habitants) et veiller à la transparence des décisions.
Pour accompagner cette ambition de réinventer la ville, ses politiques publiques et les outils de leur mise en œuvre, Romainville recrute :

Un. e Assistant.e de la Direction générale, rattaché.e à la D.G.A « Ville émancipatrice et solidaire »,

à temps complet

Cadre d’emplois des Rédacteurs territoriaux

(Poste ouvert aux fonctionnaires dans les conditions statutaires et aux contractuels)

Sous l’autorité de la directrice générale adjointe des services en charge du département « Ville émancipatrice et solidaire », vous exercez des fonctions de secrétariat particulier de la directrice générale adjointe des services. Vous lui apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Vous assurez l’interface avec les interlocuteurs.trices de la directrice générale adjointe des services.

Vous avez vocation à travailler en interaction avec l’ensemble des services, le cabinet et les secrétariats du Maire et des Elus. Vous travaillez en étroite collaboration avec les assistants.es de la direction générale des services.

A ce titre, et afin d’assurer une continuité de service, vous assurez l’intérim opérationnel des assistants.tes rattachés.ées. aux membres de la direction générale, pour les missions courantes.

Dans le cadre de vos missions de secrétariat de la Direction Générale des services, vous :

• assurez l’accueil physique , téléphonique et par courriel
• fournissez une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
• gérez un agenda complexe et mouvant
• préparez et planifiez les réunions et déplacements : ordre du jour, compte-rendu, transmission documents de travail, accueil des participants, prise de note lors d’entrevues…
• assurez le suivi du calendrier des principales échéances de l’activité de la direction générale adjointe des services
• rédigez, mettez en forme et valorisation de supports écrits (courriers, notes, documents administratifs et comptes-rendus)
• effectuez le suivi des courriers et des parapheurs
• triez, éliminez ou versement aux archives des documents papiers, électroniques et numériques

Au niveau de l’assistance sur des dossiers thématiques en lien avec les domaines de compétences du Département « ville émancipatrice et solidaire », il s’agit de :

• construction d’outils de pilotage (tableaux de bord et indicateurs)
• suivi budgétaire et des projets et activités de la DGA
• la gestion des congés et absences des directeurs
• participer à certains évènements.

Vous aurez comme tâches ponctuelles l’instruction et la pré-instruction de dossiers ponctuels, le support auprès des directions rattachées à la DGA et le suivi des affaires en cours et de dossiers spécifiques.

Vous serez amenés à effectuer des recherches documentaires, veille juridique et presse.

Compétences et qualités requises

• Compétences rédactionnelles et maîtrise de l‘orthographe
• Maitrise bureautique (ex Word, publipostage, excel, si possible BO…)
• Classement et archivage
• Connaissances de l’environnement administratif, institutionnel et politique
• Maitrise des techniques de secrétariat et de recherche documentaire
• Diffuser une information, une publication
• Mettre en forme un document, savoir rédiger un acte administratif
• Organiser une réunion
• Prioriser, avoir le sens de l'organisation
• Maîtriser les procédures administratives
• Rigueur, esprit d’initiative et autonomie
• Faire preuve de discrétion
• Réactivité et anticipation
• Diplomatie et courtoisie
• Disponibilité

Conditions :

Rémunération statutaire + régime indemnitaire ; possibilité de prime annuelle et de participation à la mutuelle
Ville adhérente à Plurelya, gestionnaire d’œuvres sociales / 37h30 par semaine + 15 ARTT

Pour répondre à cette offre, merci d’adresser votre 1CV et lettre de motivation à :

Monsieur le Maire par mail à :

votre.candidature@ville-romainville.fr

Pour tout renseignement vous pouvez contacter la Direction des Relations Humaines au 01.49.15.55.60.