Assistant.e au sein du pôle cabinet / élu.e.s à temps complet

La Ville de Romainville, commune de plus de 31 500 habitant·e·s à proximité de Paris est membre de l’Etablissement public territorial Est Ensemble Grand Paris.

La ville de Romainville et son équipe municipale, engagée dans un projet de transition écologique, de transformation sociale reposant sur un principe d’égalité territoriale et pour une démocratie locale revivifiée, recrute :

Assistant.e au sein du pôle cabinet / élu.e.s à temps complet

Cadre d’emplois Rédacteur territorial ou adjoint administratif territorial confirmé

(Poste ouvert aux fonctionnaires dans les conditions statutaires et aux contractuels)

Rattaché.e au cabinet du Maire, vous exercez principalement des fonctions de secrétariat pour le cabinet et les élu.e.s de la majorité municipale et tout particulièrement les adjoint.e.s au Maire. Vous apportez à ce titre une aide permanente au cabinet et aux élu.e.s en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Vous avez vocation à travailler en interaction avec l’ensemble des services, la direction générale et le secrétariat de la direction générale. Vous formez avec l’assistante du Maire un binôme, avec qui vous travaillez en coordination étroite afin d’assurer une continuité de service.

Dans le cadre de vos missions de secrétariat du cabinet et des élu.e.s, vous :

• assurez l’accueil physique, téléphonique et par courriel
• fournissez une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
• suivez le budget des élu.e.s, gérer leurs déplacements ponctuels (colloques, congrès etc.)
• gérez les agendas, les déplacements et l’organisation de réunions notamment des adjoint.e.s au Maire
• êtes l’interlocuteur.rice du secrétariat de la direction générale pour le montage des rendez-vous cabinet / Direction générale
• mettez en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, documents administratifs et comptes-rendus)
• suivez les courriers et les parapheurs / contrôler les documents mis à la signature des élu.e.s
• créez et mettez à jour des tableaux de bord et de bases de données
• participez au tri, à l’élimination ou versement aux archives des documents papiers, électroniques et numériques
• assurez la gestion de la circulation et de la diffusion d’informations internes et externes.

Ponctuellement, vous serez amené.e à :

• assurer l’instruction et la pré-instruction de dossiers ponctuels
• suivre les affaires en cours et les dossiers spécifiques
• effectuer des recherches documentaires

Compétences et connaissances requises :

• Compétences rédactionnelles et maîtrise de l‘orthographe
• Bureautique
• Classement et archivage
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Techniques de secrétariat
• Diffuser une information, une publication ; un acte administratif
• Mettre en forme un document
• Organiser une réunion
• Prioriser ; rigueur
• Faire preuve de discrétion
• Réactivité
• Sens de l'organisation
• Diplomatie et courtoisie
• Grande disponibilité
• Esprit d’initiative et autonomie

Diplôme de niveau 3

Conditions :

Rémunération statutaire + régime indemnitaire ; possibilité de CIA et de participation à la mutuelle

Ville adhérente à Plurelya, gestionnaire d’œuvres sociales / 37h30 par semaine + 15 ARTT

Travail régulier le samedi

Date limite de réception des candidatures : 15/11/2023

Pour répondre à cette offre, merci d’adresser votre CV et lettre de motivation à :

Monsieur le Maire

par mail à :

votre.candidature@ville-romainville.fr

Pour tout renseignement vous pouvez contacter la Direction des Relations Humaines au 01.49.15.55.60.