Assistant·e administratif·ve

Ville de 31 500 habitants à proximité de Paris, membre de l’Établissement Public Territorial Est Ensemble, Romainville met en œuvre une nouvelle dynamique au service d’une transformation écologique et sociale ambitieuse de son territoire.

La direction de la communication comprend 8 agents et articule son action autour de l'élaboration et à la mise en œuvre des orientations stratégiques et des plans de communication de la collectivité.

Pour compléter l’équipe du service communication, elle recherche :

un·e Assistant·e administratif·ve à la Direction de la Communication

Temps complet - Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux

(Poste ouvert aux fonctionnaires dans les conditions statutaires et aux contractuels)

Placé·e sous l’autorité de la directrice de la communication, l’assistant·e administratif·ve et comptable assure la gestion administrative et budgétaire du service communication.

Vous aurez pour mission la gestion administrative de la direction, vous :

• Accueil du service physique et téléphonique, traitement des courriers papiers et électroniques ;Réception des demandes de supports de communication : instruction et enregistrement des demandes, hiérarchisation selon leur caractère d'urgence ou de priorité ; alerte et relance sur les pièces manquantes ;
• Soutien à la planification des activités du service via l’alimentation et le suivi de tableaux de bord (demandes de publication, calendriers d’affichage…) ;
• Organisation logistique des campagnes d’affichage et de la distribution des supports de communication en relation avec les services support et les prestataires ;
• Participation à l’élaboration du budget annuel de la direction ;Participation au suivi de l’exécution budgétaire : gestion des bons de commande, traitement de la facturation ;
• Réception et contrôle des livraisons ;
• Rédaction de notes de service, saisie et mise en forme de courriers ;
• Gestion des congés, absences au sein du service ; suivi des demandes de stage en lien avec la DRH ;
• Organisation de réunions : réservation de salles, envoi et suivi des invitations ;
• Recherche de prestataires, demande de devis, gestion et suivi des commandes ;
• Commandes des fournitures ;
• Classement et archivage ;
• Participation aux activités du service (relecture de documents…).
• Assistance sur les événementiels.

Compétences et connaissances requises

Votre expérience vous permet de vous adapter rapidement aux processus administratifs du service.
Vous êtes reconnu·e pour vos capacités d’organisation et des qualités relationnelles

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives
• Maitrise des outils de bureautique et plus particulièrement des tableurs
• Maitrise de logiciels métiers (Ciril…), des outils de planification et aisance avec le numérique en général.
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Capacité à planifier et organiser
• Capacité d’adaptation
• Capacité à communiquer à l’oral comme à l’écrit
• Aptitude à la polyvalence
• Ponctualité, rigueur, sens de l’organisation et de la confidentialité
• Autonomie, proactivité, réactivité

Conditions :

Rémunération statutaire + régime indemnitaire ; possibilité de prime annuelle et de participation à la mutuelle

Ville adhérente à Plurelya, gestionnaire d’œuvres sociales

37h30 par semaine (grande flexibilité et disponibilité régulière soirs et week-end) + 15 ARTT

Pour répondre à cette offre, merci d’adresser votre CV et lettre de motivation à : Monsieur le Maire par mail à :

votre.candidature@ville-romainville.fr

Pour tout renseignement vous pouvez contacter la Direction des Relations Humaines au 01.49.15.55.60

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